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 Gestion documentaire
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Gestion des documents

QualiSmo vous permet de gérer les documents de l'Entreprise de deux manières :

L'option "Documentation générale" permet le référencement exhaustif de tous les documents dans un répertoire thématique.

L'option "Documentation des affaires" donne la possibilité d'associer tout type de fichier (référencé ou non dans le répertoire thématique) à une affaire ou un plan en particulier.

Cette dernière propriété fait de QualiSmo un outil totalement intégré à l'informatique de l'entreprise, idéal pour centraliser la gestion de données de formats différents.


 
Début Documentation des affaires

Documentation générale

Ce module vous permet de répertorier tous les documents papiers ou fichiers informatiques dont vous désirer conserver la trace.

Vous classez les documents selon une thématique définie par vous même, dans un référentiel (catégories et types de documents).

La fonction de requêtes vous permet de rechercher les documents sur leur classification, le nom de l'auteur, de l'emetteur ou sur la présence d'un mot dans le titre ou le commentaire
  • Une Catégorie spéciale, le document 'Client', permet d'associer explicitement un document à un client référencé. Une telle association permet -en outre- de regrouper ces documents dans l'onglet "Documentation" de la fiche du client.
  • Un numéro unique est attribué à chaque document.
  • La fiche contient les indications de rangement du document.
  • Vous avez surtout la possibilité d'établir un lien avec tout type de fichier informatique stocké sur le serveur et d'activer l'application correspondante pour l'ouvrir (si l'association suffixe-application est définie dans Windows).
    vous pouvez donc tisser des liens entre QualiSmo et Word, Excel, des fichiers PDF, Autocad, d'autres bases de données...
  • Si vous avez défini un lien avec un fichier informatique, vous pouvez également demander que ce fichier soit mis à disposition dans le volet "Documentation" des affaires de votre choix. Si en plus, le document est de catégorie 'Client', il peut être automatiquement mis à disposition dans toutes les affaires du client.
Début Documentation générale

Documentation des affaires

Le volet "Documentation" de la fenêtre "Affaire" permet d'associer tous types de fichiers informatiques à cette affaire. QualiSmo constitue ainsi un excellent moyen de centraliser les données et de fédérer vos divers outils.
  • Les fichiers images d'extension bmp, jpg, gif sont représentés en miniatures un bouton permet de les visualiser en grandeur nature.
  • Les autres types de fichiers sont affichés dans une liste ; un bouton permet de les ouvrir avec l'application associée dans Windows (dans notre exemple un utilitaire de décompression et Word).

La fenêtre de visualisation des images permet également de les ouvrir avec l'application associée à leur suffixe (dans Windows).
Cette fonction est également accessible au niveau du Plan. L'intérêt est que tout document associé dans le passé à un plan est immédiatement disponible si vous traitez le même plan dans une nouvelle affaire.
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